La conduite opérationnelle
La conduite opérationnelle de ce projet complexe a été développée en interne sur le fondement des trois constats suivants : la dimension humaine est essentielle dans la dynamique du changement ; des méthodes rigoureuses de gestion de projet doivent être déployées pour que les résultats escomptés soient atteints, en dépit de la réticence à ces méthodes fréquente en milieu universitaire; la communication en appui du changement est indispensable pour obtenir l'adhésion des communautés universitaires.
Le dispositif projet est repensé et adapté en fonction des évolutions du projet. Conçu en phase 2 pour permettre l'élaboration d'un projet d'établissement commun qui emporte l'adhésion de communautés universitaires se connaissant mal, il a été repensé en phase 3 pour rendre possible la réalisation des objectifs stratégiques, résultats de la phase 2 (voir Figure 1).
Le dispositif projet de la phase 2
Les activités de changement qui ont été conduites en phase 2 ont consisté à mettre en place un dispositif projet qui permette l'élaboration du projet d'établissement commun (ingénierie de projet), à coordonner l'élaboration de ce projet commun par une dizaine de groupes interuniversitaires thématiques, à organiser une concertation sur les points clés du changement au travers de situations de rencontre et d'échange entre les communautés et à concevoir et mettre en œuvre une communication facilitant l'adhésion des communautés au projet.
Figure 1 : Evolution du dispositif projet au fur et à mesure des différentes phases
Le dispositif projet qui a été développé en phase 2 se composait des éléments suivants :
- un comité de pilotage, avec des modes de fonctionnement optimisés au fil des mois dans une recherche d'efficacité
- 9 groupes de travail inter-universitaires en appui sur 9 groupes de travail internes aux 3 universités, chargés d'élaborer les chapitres du projet d'établissement commun. Ces groupes, réunissant plus de 450 acteurs du site universitaire de Strasbourg, étaient autonomes dans leurs modes de fonctionnement
- Une cellule de coordination (3 personnes, dont 1 chef de projet opérationnel et 2 assistantes de coordination), avec pour mission :
- La mise en plan d'un dispositif projet adapté
- La coordination opérationnelle des travaux des groupes
- L'accompagnement des travaux du comité de pilotage
- L'accompagnement de l'équipe projet
- La conception et la mise en œuvre de la communication en appui du changement
- Une équipe projet (8 personnes nommées par les présidents) chargée de coordonner l'élaboration des contenus du projet d'établissement commun
- Un jeu d'outils d'appui à la conduite opérationnelle du projet
- un dispositif de circulation de l'information (intranet dédié, listes de diffusion)
- des modalités définies de validation
- une documentation du projet : un jeu de guides, documents-type et notes explicatives
- des outils de communication en appui du changement (identité visuelle du projet, charte graphique, supports visuels, site internet, lettre d'information mensuelle)
Les grandes lignes de l'adaptation du dispositif pour la phase 3
L'enjeu de la phase 3, lancée par l'approbation massive du projet d'établissement commun par les conseillers le 26 février, est de permettre le passage d'un projet politique ambitieux à un projet opérationnel réaliste garantissant une construction de la nouvelle université sur les orientations voulues par les communautés universitaires.
Le comité de pilotage a relevé ce défi en se donnant pour priorité de traduire les objectifs stratégiques du projet d'établissement de l'Université de Strasbourg en objectifs opérationnels et de mettre en place les moyens nécessaires à la réalisation de ces objectifs. Dans les trois semaines qui ont suivi le 26 février ont ainsi été adoptées une série de mesures visant à faire basculer l'ensemble de la conduite opérationnelle du changement en « mode projet ». Le déploiement de ce mode projet s'est ensuite effectué de mars à juin 2008. Le cabinet Deloitte, arrivé sur le terrain le 2 mai 2008, est venu en appui de ce processus.
Les principales activités de ce déploiement ont été les suivantes :
- Identification des projets à conduire : un portefeuille de 67 projets a été élaboré par concertation entre les présidents, les membres du comité de pilotage et avec les coordonnateurs des groupes de la phase 2. Pour chaque projet, un responsable politique et un chef de projet opérationnel ont été désignés. Les projets nécessitant une coordination particulière entre eux ont été regroupés en « lots » avec un ou des coordonnateurs identifiés.
- Formation des chefs de projet par des ateliers animés par la cellule de coordination et pour certains par le cabinet Deloitte. La mise en place de ces formations a été facilitée par un accompagnement de l'AMUE.
- Mise en place des conditions de coordination des projets du portefeuille : mise en place de listes de diffusion dédiées, organisation d'un séminaire mensuel dédié à la conduite de projet
- Elaboration de feuilles de route pour chaque projet, validées par le comité de pilotage
- Mise en place si nécessaire, pour chaque projet, d'un dispositif projet adapté
- Identification des priorités, et échelonnement du changement dans le temps, par un processus de concertation entre les membres du comité de pilotage, les porteurs de projet, et le cabinet Deloitte
- Mise en place d'outils de pilotage global : Tableau de présentation du portefeuille de projets, rétro- et macro-plannings, matrice des risques
- Adaptation en conséquence du dispositif de conduite opérationnelle du projet (création de listes de diffusion pour chaque projet, adaptation du site intranet, mise à disposition des chefs de projet d'outils de cadrage de projet, de reporting, organisation de formations à l'utilisation d'outils de conduite de projet, etc)
Etat du dispositif projet au 12 septembre 2008
Au 12 septembre 2008, le dispositif projet est constitué des éléments suivants :
- Un dispositif de conduite du changement :
- Trois présidents entourés d'un comité de pilotage élargi
- Des instances parties prenantes du pilotage (conseils des trois universités et de l'IUFM)
- Un expert extérieur (Josette Soulas) apportant régulièrement un éclairage sur les changements opérés et les modalités de conduite du changement
- Un chef de projet opérationnel (Anne Goudot)
- Un bureau restreint du comité de pilotage, se réunissant chaque semaine, effectuant le suivi opérationnel du projet, animé et coordonné par le chef de projet opérationnel
- Une cellule de coordination en pivot de l'activité de changement, renforcée par le recrutement d'un chef de projet adjoint
- Un responsable "zéro régression"
- Des cabinets conseil positionnés sur différentes zones du projet : Cabinet Deloitte notamment placé sur l'aide au pilotage, la définition de l'organigramme et l'accompagnement des personnels ; Cabinet Voirin sur la mise en place de la Direction du Système d'information ; Cabinet AOS Stutley pour l'élaboration du plan d'affectation des services dans les locaux
- Un accompagnement par l'EUA (European Universities Association), sur le terrain depuis le 16 mai 2008 : Analyse du projet sous l'angle de son positionnement par rapport aux stratégies et pratiques des autres grandes universités européennes (6 missions de consultance ciblées en mai et juin 2008, un audit global du projet préparé pour l'automne 2008 et une étude de benchmarking ciblée sur les aspects les plus stratégiques du projet)
- Un portefeuille de projets :
- 65 projets identifiés avec pour chacun :
- Un niveau de priorité défini
- Une feuille de route en cours d'élaboration et attendue pour fin juillet pour 90% des 25 projets identifiés comme critiques
- Des responsables identifiés (politiques et opérationnels)
- Un pilotage dédié
- Un dispositif d'aide à la conduite de projets
- Un accompagnement-formation au montage et à la conduite de projet (par la cellule de coordination et/ou l'AMUE et/ou le Cabinet Deloitte)
- Une animation favorisant le partage d'information entre projets avec notamment d'une part des réunions de coordination entre projets, et d'autre part l'organisationd'un séminaire mensuel «Conduite de projets UdS» retransmis sur l'intranet du projet (objectifs: partage d'information et formation à la conduite de projets)
- Un dispositif d'aide au pilotage global
Pour permettre au comité de pilotage d'avoir une vision globale pertinente des travaux en cours et de leur degré d'avancement, un processus en plusieurs étapes permet de collecter les informations relatives aux projets pour les agglomérer dans des tableaux de bord globaux (macro-planning, rétro-planning). Les Figures 2 et 3 résument les principales étapes de ce processus.
Ces tableaux de bord, élaborés par le cabinet Deloitte, sont renseignés par la cellule de coordination et le cabinet Deloitte, à partir des données collectées auprès des chefs de projets. Ils sont présentés au comité de pilotage depuis le 7 juillet à une fréquence mensuelle.
Figure 2 : Le processus d'aide au pilotage global - visibilité sur l'état d'avancement des projets
Figure 3 : Le processus d'aide au pilotage global - arbitrages sur les cibles